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Consideraciones prácticas para reabrir o regresar a la oficina

Las empresas que se están preparando de manera proactiva para cumplir con las nuevas pautas de salud y seguridad pueden recuperarse con más resiliencia. A continuación, se incluyen algunos consejos de expertos para ayudarlos a reabrir o volver a ocupar sus instalaciones.

Employees back to the office, wearing masks and keeping social distance.

Octubre 27, 2020

A medida que el mundo comienza a emerger debido a demandas urgentes, las empresas enfrentan enormes desafíos para mantener la continuidad del negocio. Con la posibilidad de rebrotes, las empresas deben estar preparadas para cambiar sus planes de manera rápida y eficiente. Las que se preparen con anticipación pueden recuperarse con más resiliencia.

Regresando a un edificio que estaba cerrado

El proceso de volver a ocupar un edificio comienza mucho antes del día de la reapertura. Las empresas que han permanecido cerradas o que han tenido sus oficinas cerradas durante mucho tiempo pueden estar sujetas a nuevas inspecciones por parte del gobierno local. Un especialista externo acreditado deberá verificar que los equipos estén funcionando correctamente, que las certificaciones y el mantenimiento continuo estén actualizados y que no haya plagas presentes.

El primer paso es revisar el estado operativo del edificio durante el cierre parcial o total del mismo: puestos disponibles, calefacción y refrigeración, tomando en cuenta posibles ajustes. Por ejemplo, los sistemas de agua deberán lavarse y probarse en caso de tener problemas de calidad, lo que puede causar graves problemas de salud. Incluso los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) de EE. UU. tuvieron que mantener algunas de sus oficinas cerradas en agosto de 2020, debido a la presencia de la bacteria Legionella, el patógeno que causa la legionelosis, una infección en forma de neumonía.

Además, los sistemas de agua potable fría y caliente también deben lavarse y probarse para verificar su calidad. Las muestras de agua potable deben ser recolectadas por un profesional capacitado para identificar la calidad del agua después del lavado. Se deben tomar muestras de la temperatura del agua caliente en el punto de uso.

Las evaluaciones de ventilación pueden determinar si ha surgido algún problema, como el moho. Una evaluación de la calidad del aire interior, con énfasis en los compuestos orgánicos volátiles, puede ser una opción inteligente para tener en cuenta. Las evaluaciones determinarán si los sistemas del edificio funcionan correctamente y si proporcionan aire exterior adecuado para controlar posibles infecciones.

Si el edificio requiere capacidad de aire adicional, tenga en cuenta que un mayor flujo de aire puede afectar la efectividad de abrir y cerrar puertas contra incendios. El aumento del movimiento de aire presurizará los pasillos y las escaleras, lo que potencialmente lo pondrá en violación del código de seguridad de National Fire Protection Association (NFPA). Un especialista en incendios capacitado debe probar sus sistemas de protección contra incendios para ver si ha ajustado los niveles de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC), si ha agregado diferentes tipos de filtros o si ha cerrado las aberturas.

Con baja ocupación, habrá menos incidencia de fugas y problemas de higiene alrededor de lavabos, duchas, baños, cocinas, fuentes, enfriadores de agua, refrigeradores, armarios, ranuras para tuberías accesibles y contenedores decorativos para plantas de interior. Estas áreas pueden tener moho. Además, el agua externa puede haberse filtrado a través de paredes, ventanas, aberturas y techos sin previo aviso. Por lo tanto, estas áreas deben revisarse para reducir la posibilidad de moho y daños al edificio. Es posible que desee realizar una inspección visual e infrarroja de las superficies importantes disponibles para verificar si hay fugas / moho (ventilación, filtración e higiene).

La mayoría de los edificios están adoptando Procedimientos Operativos Estandarizados (POE) de limpieza, que son más frecuentes y completos. Es importante evaluar el uso de cualquier producto de limpieza nuevo o propuesto y revisar los procedimientos y protocolos de limpieza, incluidas las consideraciones ambientales, de salud y seguridad. Los empleados nuevos y antiguos deben estar bien capacitados y deben usar el equipo de protección personal (PPE) adecuado.

Mantener el Negocio Abierto

El proceso de mantener abierta una empresa está lejos de ser estático. Un primer paso es conocer las limitaciones a las que puede enfrentarse su empresa. La guía regulatoria puede variar de una jurisdicción a otra y puede cambiar con el tiempo. Por lo tanto, es fundamental obtener información confiable por parte de los organismos reguladores locales, estatales y federales. Los dueños de los negocios pueden considerar unirse o participar en un grupo de trabajo que ayude a definir pautas y POEs en las instalaciones. Esto les permitirá proporcionar información importante, ayudar a dar forma a la respuesta en sitio y proporcionar una notificación anticipada de posibles cambios.

En la mayoría de los países, los empleadores tienen la obligación legal y ética de proporcionar entornos de trabajo seguros y saludables. Los parámetros son altos para poder mantener las operaciones funcionando continuamente. Por ejemplo, un solo empleado que de positivo a un virus infeccioso en una instalación sin distanciamiento social puede poner en cuarentena a todos los colegas que hayan estado a menos de 2m durante más de 10 minutos en los días anteriores. Esto puede obstaculizar todo el progreso que ha logrado una empresa durante la reapertura.

Lavarse las manos con frecuencia es uno de los pasos más importantes que pueden tomar los empleados para ayudar a prevenir la propagación de enfermedades. Sin embargo, las empresas cometerían un error si simplemente instalaran estaciones de lavado de manos y creyeran que esto resolvería el problema. Los desinfectantes que contienen un 60% o más de alcohol ayudan a proteger contra las infecciones, pero son, al mismo tiempo, altamente inflamables. La NFPA especifica que los dispensadores de desinfectante no se pueden instalar en los tomacorrientes, en las fuentes de ignición o en los pisos alfombrados de las habitaciones sin extintores de incendios. Deben estar separados por no menos de 48 pulgadas y tener una capacidad de líquido limitada. El cumplimiento de estas reglas puede reducir drásticamente los riesgos de incendio.

En definitiva, la limpieza de las instalaciones es un aspecto fundamental para prevenir la propagación de enfermedades. Cuando se agotan los desinfectantes aprobados, algunas empresas recurren a desinfectantes con cloro, como lejía y lejía sin perfume. Estas alternativas pueden servir como desinfectantes altamente efectivos, pero también pueden ser potencialmente peligrosas si se usan incorrectamente: un caso específico es cuando se mezclan con otros productos de limpieza que contienen amoníaco, ya que crean un gas altamente tóxico. El equipo de limpieza necesita una formación adecuada sobre cómo mezclar y utilizar soluciones de limpieza, utilizar el equipo de protección personal adecuado, como guantes o ropa protectora externa, y proporcionar una ventilación adecuada en las habitaciones donde se mezclan y almacenan los desinfectantes.

Desafíos específicos para cada sector

Aunque muchos desafíos de reapertura y reocupación son similares en todas las empresas, existen desafíos específicos para ciertos sectores.

Bienes Raíces comerciales:

Las empresas de bienes raíces comerciales enfrentan un gran desafío en la administración de edificios con múltiples inquilinos y conjuntos disponibles. La gestión de espacios desocupados y parcialmente reocupados requiere atención a posibles problemas de HVAC y agua. Cualquier desviación en el flujo de aire o agua debe monitorearse cuidadosamente para garantizar que los sistemas del edificio no se interrumpan y se cumplan las regulaciones. A medida que los inquilinos regresan a la oficina, cualquier cambio individual en sus respectivos espacios debe ser monitoreado y evaluado. Las medidas de distancia social no deben interferir con las salidas de emergencia.

Cualquier espacio común compartido por los inquilinos, como vestíbulos y baños públicos, requiere atención especial. Las empresas de bienes raíces comerciales se enfrentan a considerables riesgos de enfermedades, como la legionelosis, y se les ha hecho responsables de exposiciones e infecciones. Como COVID-19 es tan reciente, aún no está claro cuáles serán las decisiones de la corte. Sin embargo, puede ser una decisión prudente revisar las cláusulas de responsabilidad y actualizar los contratos con clientes actuales y futuros. Las empresas deben consultar con un abogado para evaluar los arrendamientos y asegurarse de que las operaciones cumplan con las regulaciones locales, estatales y federales.

Hoteles y Sector Hotelero:

Los hoteles y las empresas de hospitalidad deben comprender cómo y cuándo los empleados interactúan con los huéspedes y entre ellos. Ya no se recomienda la interacción interpersonal cercana, por lo que es necesario cambiar el modelo de negocio para reducir las interacciones entre los miembros del equipo. Además, es posible que necesiten nuevos requisitos de EPP, controles físicos (como paredes o escudos temporales) y POEs modificados. También pueden necesitar limitar la cantidad de hospedaje a un porcentaje prescrito de la ocupación máxima del edificio, limitar la cantidad de ascensores en uso y ajustar la dirección del flujo de entradas y salidas. Limitar o cambiar el acceso a áreas comunes, como vestíbulos, también será una nueva consideración importante.

Todos los hoteles o complejos turísticos con piscinas recreativas, jacuzzis y saunas deben controlar la calidad del agua y la ventilación. Aunque no se ha probado su eficacia para el coronavirus, responsable del COVID-19, se sabe que el agua con el cloro adecuado puede matar al virus. Será importante monitorear los niveles de químicos de la piscina para cumplir con los estándares aceptados y limitar el acceso de huéspedes de acuerdo con las regulaciones locales, estatales y federales.

Retail y Restaurantes:

Los límites de ocupación de personas, las recomendaciones de uso de cubrebocas y el uso de pasillos unidireccionales están aquí para quedarse, al menos por un corto tiempo. Es probable que los clientes sigan comprando en línea, lo que conlleva sus propios desafíos, por ejemplo, la seguridad alimentaria y la entrega. Será esencial para los retailers obtener información confiable, específica de la ubicación de la tienda y seguir las pautas locales, estatales y federales para mitigar los riesgos. Algunas fuentes confiables para comprender dicha información son: National Institutes of Health (NIH), el Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) y la Organización Mundial de la Salud (OMS), además de los departamentos de salud locales y estatales.

Los retailers deben considerar cómo y cuándo los empleados interactúan con los clientes. Las barreras acrílicas en las filas de caja son un método de control físico. Proporcionar EPP y la capacitación adecuada sobre cómo usar el equipo también es un buen método para mantener el control de infecciones. A medida que disminuyan las regulaciones, los minoristas deben evaluar qué otros cambios deben realizarse, si es necesario, para mantener la seguridad como una prioridad.

Para los empleados críticos que tocan alimentos, aumentar la frecuencia del lavado de manos puede ayudar a prevenir la propagación de otro tipo de enfermedades, no solo los virus respiratorios. Los empleados deben tener cuidado y siempre lavarse las manos:

  • Antes de ponerse los guantes, para cualquier preparación de alimentos;
  • Después de tocar la piel expuesta;
  • Después de manipular utensilios sucios;
  • Después de participar en cualquier otra actividad que pueda ensuciar sus manos.

Se debe alentar a todos los empleados a lavarse y desinfectarse las manos con frecuencia.

A medida que cambian las regulaciones, es importante que los dueños de los negocios se adapten y encuentren socios confiables para trabajar en conjunto. No hay una "nueva normalidad", sino un cambio continuo y una evolución constante. Las empresas que desarrollen la flexibilidad necesaria para anticiparse y adaptarse estarán mejor posicionadas, sin importar lo que depare el futuro.

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