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Considerações práticas para reabrir ou retornar para o escritório

Empresas que se preparam proativamente para atender às novas diretrizes de saúde e segurança podem se recuperar com mais resiliência. Aqui estão algumas dicas de especialistas para ajudar a reabrir ou reocupar suas instalações.

Employees back to the office, wearing masks and keeping social distance.

Outubro 27, 2020

À medida que o mundo começa a emergir por conta de demandas urgentes, as empresas encaram enormes desafios para manter a continuidade dos negócios. Com a possibilidade de novos aumentos de casos repentinos, as marcas precisam estar prontas para alterar seus planos de forma super rápida e eficiente. As empresas preparadas com antecedência podem se recuperar com mais resiliência.

Retornando para um prédio que estava fechado

O processo de reocupação de um edifício começa muito antes do dia da reabertura. As empresas que foram fechadas ou que tiveram seus equipamentos desligados por um longo período podem ser submetidas a uma nova inspeção pelo departamento de saúde. Um especialista terceirizado acreditado precisará verificar se o equipamento está funcionando corretamente, se as certificações e a manutenção contínua estão atualizadas e se não há nenhuma presença de pragas.

A etapa inicial é revisar o status operacional do edifício durante o fechamento parcial ou total do edifício: conjuntos disponíveis, aquecimento e resfriamento, de olho nos pontos de ajuste. Por exemplo: os sistemas de água precisarão ser lavados e testados, caso tenham problemas de qualidade, podendo causar sérios problemas de saúde. Até mesmo o Centro de Controle e Prevenção de Doenças (CDC) dos EUA tiveram que manter alguns de seus escritórios fechados em agosto de 2020, devido à presença da bactéria Legionella, o patógeno que causa a legionelose, uma infecção na forma de pneumonia.

Além disso, os sistemas de água potável fria e quente também precisam ser lavados e testados quanto à qualidade. As amostras de água potável devem ser coletadas por um profissional treinado para identificar a qualidade da água após a lavagem. As amostras das temperaturas da água quente devem ser tiradas no próprio ponto de uso.

As avaliações de ventilação podem determinar se algum tipo de problema, como mofo, surgiu. Uma avaliação da qualidade do ar interno, com ênfase em compostos orgânicos voláteis, pode ser uma opção inteligente a ser considerada. As avaliações determinarão se os sistemas prediais estão operando adequadamente e fornecendo ar externo apropriado para o controle de potenciais infecções.

Se o prédio exigir capacidade de ar adicional, esteja ciente que o aumento do fluxo de ar pode afetar a eficácia da abertura e do fechamento de portas corta-fogo. O aumento do movimento do ar pressurizará corredores e escadas, potencialmente colocando você em violação do código de segurança da National Fire Protection Association (NFPA). Um especialista em incêndio treinado precisa testar seus sistemas de proteção contra incêndio, para verificar se você ajustou os níveis de Aquecimento, Ventilação e Ar Condicionado (HVAC), ou adicionou diferentes tipos de filtros, ou fechou as aberturas.

Com a baixa ocupação, haverá menos relatos de vazamentos e problemas de higiene em torno de pias, chuveiros, banheiros, cozinhas, fontes, refrigeradores de água, geladeiras, armários, fendas de tubos acessíveis e recipientes de plantas internas decorativas. Essas áreas podem estar com mofo ou fungos. Além disso, a água externa pode ter vazado pelas paredes, janelas, aberturas e membranas do telhado sem aviso prévio. Por isso, essas áreas precisam ser verificadas para reduzir a possibilidade de mofo e danos ao edifício. Você pode querer realizar uma inspeção visual e infravermelha das superfícies representativas disponíveis para verificação de vazamentos/mofo (ventilação, filtração e higiene).

A maioria dos edifícios está adotando Procedimentos Operacionais Padronizados (POPs) de limpeza, mais frequentes e completos. É importante avaliar o uso de quaisquer novos/propostos produtos de limpeza em rotação, e revisar os procedimentos e protocolos de zeladoria, incluindo considerações ambientais, de saúde e segurança. Os funcionários novos e antigos devem ser bem treinados e precisam utilizar Equipamentos de Proteção Individual (EPI) adequados.

Mantendo o seu escritório aberto

O processo de manter uma empresa aberta está muito longe de ser estático. O primeiro passo é conhecer as limitações que a sua empresa pode estar enfrentando. A orientação regulatória pode variar de uma jurisdição para outra e pode mudar ao longo do tempo. Por isso, é crucial obter informações confiáveis de órgãos regulatórios locais, estaduais e federais. Os proprietários de negócios podem levar em consideração ingressar ou participar de um grupo de trabalho que ajude a definir as diretrizes e os POPs na instalação. Isso permitirá que eles forneçam informações importantes, ajudem a moldar a resposta do local e forneçam notificações antecipadas sobre possíveis mudanças.

Na maioria dos países, os empregadores são obrigados, legal e eticamente, a propiciar ambientes de trabalho seguros e saudáveis. Os parâmetros são altos para manter as operações rodando continuamente. Por exemplo, um único funcionário que teste positivo para um vírus infeccioso em uma instalação sem distanciamento social pode causar a quarentena de todos os colegas que estiveram a menos de 2m por mais de 10 minutos, nos dois dias anteriores. Isso pode atrapalhar todo o progresso que uma empresa alcançou durante a reocupação.

Lavar as mãos frequentemente é uma das medidas mais importantes que os funcionários podem realizar para ajudar a prevenir a propagação de doenças. No entanto, as empresas cometeriam um erro se simplesmente instalassem estações de higienização das mãos e acreditassem que isso resolveria o problema. Desinfetantes que contenham 60% ou mais de teor de álcool ajudam a proteger contra infecções, mas são, ao mesmo tempo, altamente inflamáveis. A NFPA especifica que os dispensadores de desinfetante não podem ser instalados em saídas, nem sobre fontes de ignição e nem sobre pisos de carpete em salas sem extintores. Eles devem ser separados por não menos que 48 polegadas e são limitados em sua capacidade de líquido. Aderir a essas regras pode reduzir drasticamente os riscos de incêndio.

Em suma, a higienização das instalações é um aspecto essencial para prevenir a propagação de doenças. Quando os desinfetantes aprovados acabam, algumas empresas recorrem a agentes desinfetantes de cloro, como alvejantes e água sanitária sem cheiro. Essas alternativas podem servir como desinfetantes altamente eficazes, mas também podem ser potencialmente perigosos se utilizados incorretamente: um caso específico é quando eles são misturados com outros produtos de limpeza que contêm amônia, pois criam um gás de cloro altamente tóxico. A equipe de limpeza precisa de treinamento adequado sobre como misturar e usar soluções de limpeza, usar os EPIs apropriados, como luvas ou vestimentas externas de proteção, e fornecer ventilação adequada nas salas onde os desinfetantes são misturados e armazenados.

Desafios específicos para cada setor

Embora muitos desafios de reabertura e reocupação sejam semelhantes entre as empresas, existem desafios específicos em certos segmentos.

Imóveis Comerciais:

As empresas do setor imobiliário comercial enfrentam um grande desafio na gestão de edifícios com vários inquilinos e conjuntos disponíveis. O gerenciamento de espaços desocupados e parcialmente reocupados requer atenção aos possíveis problemas de HVAC e água. Qualquer desvio do fluxo de ar ou água deve ser monitorado cuidadosamente, para garantir que os sistemas prediais não sejam interrompidos e as regulamentações sejam atendidas. Conforme os inquilinos retornam para o escritório, quaisquer modificações individuais nos seus respectivos espaços devem ser monitoradas e avaliadas. As medidas de distanciamento social não devem interferir nas saídas de emergência.

Quaisquer espaços comuns compartilhados pelos inquilinos, como saguões e banheiros públicos, requerem atenção especial. As empresas do setor imobiliário comercial enfrentam riscos legais consideráveis de doenças, como a legionelose, e foram consideradas responsáveis por exposições e infecções. Como a COVID-19 é tão recente, ainda não está muito claro quais serão as decisões dos tribunais. No entanto, pode ser uma decisão prudente revisar as cláusulas de responsabilidade e atualizar os contratos com os clientes atuais e futuros. As empresas devem consultar um advogado para avaliar os arrendamentos e garantir que as operações atendam às regulamentações locais, estaduais e federais.

Hotéis e o setor de Hospitalidade:

Hotéis e empresas do ramo de hospitalidade precisam entender como e quando os funcionários interagem com os hóspedes e entre si. A interação interpessoal próxima não é mais recomendada, então é necessário alterar o modelo de negócios para reduzir as interações entre os membros da equipe. Além disso, eles podem precisar de novos requisitos de EPIs, controles físicos (como paredes ou escudos temporários) e POPs alterados. Eles também podem precisar limitar o número de hóspedes a uma porcentagem prescrita da ocupação máxima do edifício, limitar a quantidade de elevadores em uso e ajustar a direção do fluxo de entradas e saídas. Limitar ou alterar o acesso a áreas comuns, como lobbies, também será uma nova consideração relevante.

Todos os hotéis ou resorts com piscinas recreativas, banheiras de hidromassagem e saunas precisam monitorar a qualidade da água e a ventilação. Embora sua eficácia não tenha sido testada para o coronavírus, responsável pela COVID-19, sabe-se que água com cloro adequado consegue matar o vírus. Será importante monitorar os níveis de produtos químicos da piscina para atender as normas aceitas e limitar o acesso de hóspedes de acordo com as regulamentações locais, estaduais e federais.

Varejo e Restaurantes:

Os limites de ocupação de hóspedes, as recomendações de uso de máscaras e o uso de corredores unidirecionais vieram para ficar, pelo menos por um curto período. Os clientes provavelmente continuarão fazendo compras online, o que traz o seu próprio conjunto de desafios, para a segurança de alimentos e delivery, por exemplo. Será fundamental para os varejistas obter informações confiáveis, específicas para a localização da loja e seguir as diretrizes locais, estaduais e federais para mitigar os riscos. Algumas fontes confiáveis para compreender tais informações são: National Institutes of Health (NIH), Centro de Controle e Prevenção de Doenças (CDC) e a Organização Mundial da Saúde (OMS), além dos departamentos de saúde locais e estaduais.

Os varejistas precisam considerar como e quando os funcionários interagem com os clientes. Barreiras de acrílico nas filas do caixa são um método de controle físico. Fornecer EPIs e treinamento apropriado sobre o uso dos equipamentos também é um bom método para manter o controle da infecção. À medida que as regulamentações são flexibilizadas, os varejistas precisam avaliar quais outras mudanças devem ocorrer, se necessário, para manter a segurança como prioridade.

Para funcionários críticos que tocam nos alimentos, aumentar a frequência de lavagem das mãos pode ajudar a prevenir a transmissão de outros tipos de doenças, não apenas dos vírus respiratórios. Os funcionários devem ter o cuidado e sempre lavar as mãos:

  • Antes de colocar as luvas, para qualquer preparação de alimentos;
  • Após tocar na pele exposta;
  • Após manusear utensílios sujos;
  • Após se envolver em quaisquer outras atividades que possam sujar as mãos. 

Todos os funcionários devem ser incentivados a lavar e higienizar as mãos com frequência.

Conforme as regulamentações mudam, é importante que os proprietários de negócios se adaptem e encontrem parceiros confiáveis, para trabalhar em conjunto. Não existe um “novo normal”, mas sim uma mudança contínua e evolução constante. As empresas que desenvolvem a flexibilidade necessária para se antecipar e se adaptar estarão mais bem posicionadas, não importa o que o futuro nos reserve.

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